Об истории сайта ГИМЦ г. Владимира и персональных данных пользователей, зарегистрированных на нём

Уважаемые коллеги.

В этом сообщении хотелось бы уточнить один немаловажный в текущей ситуации момент с хранением персональных данных пользователей, зарегистрировавшихся на сайте городского информационно-методического центра г. Владимира.

Но сначала, для полноты картины, небольшая историческая справка :-)

Официальный сайт нашего учреждения начал функционировать ещё в 2005 г. В то время мало кто о нём знал, и состоял он, главным образом, из статических страниц. Персональные данные пользователей на нём не хранились, так как никаких пользователей там не было :-) Был только один администратор, который вручную создавал и размещал все страницы.

Долгое время этого было достаточно, так как информационные технологии в образовании использовались ещё не так активно, как сейчас. У многих образовательных учреждений не было технической возможности заходить на сайты в сети Интернет.

Затем ситуация с техническими возможностями в ОУ города стала стремительно меняться, но не для нашего информационно-методического центра. В 2008-2010 году отсутствие нового современного сайта у нашего учреждения объяснялось, прежде всего, отсутствием широкополосного подключения к сети Интернет. Однако в начале 2010-2011 учебного года прогресс наконец дошёл и до нас. У методистов появилась возможность со своих рабочих мест публиковать информацию на сайте. Но старый сайт не поддерживал такую работу работу – у него отсутствовала база данных.

Поэтому летом 2010 года был разработан новый сайт учреждения. Для удобства администрирования, обновления и добавления контента было решено использовать широкоизвестную бесплатную систему управления содержимым Drupal версии 6.

Новый сайт стал обладать некоторыми интерактивными возможностями. Одна из них – регистрация пользователей из числа педагогических работников учреждений образования города и всех желающих для оставления комментариев к новостям и ведения собственного блога. Регистрирующийся на сайте пользователь заполнял поля формы и указывал следующие данные:

• адрес электронной почты
• имя пользователя
• принадлежность к определённой категории педагогических работников; преподаваемый предмет
• дату рождения

Зачастую в качестве имени пользователя регистрирующиеся указывали свои реальные ФИО, а в категории педработников помимо преподаваемого предмета указывали ещё и место работы . Это уже позволяло однозначно идентифицировать человека, а значит являлось персональными данными. Вся эта информация хранилась в базе данных сайта, находящегося на хостинге от SpaceWeb – Санкт-Петербургского хостинг-провайдера. Его сервера находятся на территории России в г. Санкт-Петербурге.

Проработав около 2 лет с сайтом на Drupal 6 возникло желание модернизировать его структуру,а также изменить модель размещения материалов. Свободного места на хостинге уже почти не осталось, поэтому все материалы прошедших мероприятий и другие приложения к страницам сайта пришлось начать размещать в облачных хранилищах. К этому времени уже вышла 7 версия CMS Drupal, поэтому разработка нового сайта была начата уже на новой, более удобной платформе.

Ввиду различных причин, прежде всего, нехватки времени, процесс создания нового сайта растянулся на полтора года. В итоге, новый сайт ГИМЦ г. Владимира, действующий в настоящий момент, был запущен в январе 2014 г., а его старая версия помещена в архив.

На новом сайте были расширены возможности взаимодействия зарегистрированных пользователей сайта с методистами нашего учреждения и информацией, размещённой на нем. Для улучшения обратной связи и ведения более таргетированной рассылки информации о новостях, опубликованных на сайте, была расширена регистрационная форма. Она стала содержать следующие поля:

• Имя пользователя
• E-mail адрес
• ФИО
• Дата рождения
• Место проживания (страна, область\край, населённый пункт)
• Основное место работы
• Занимаемые должности
• Согласие на предоставление персональных данных в общий доступ
• Согласие на получение рассылки новостей сайта на свой e-mail
• Согласие на исполнение Правила сайта
• Captcha

Этот массив данных позволяет однозначно идентифицировать человека, поэтому является персональными данными. Как видно из вышеприведённого списка, для уведомления регистрирующихся о том, как будут использоваться их персональные данные, была введена специальная строка формы с пояснением. В данной графе нужно поставить галочку, выразив, таким образом, своё согласие на обработку персональных данных. Если человек не готов предоставить свои персональные данные в общий доступ и не проставляет галочку в графе, то он не может завершить процедуру регистрации на сайте.

Как и в случае с версией сайта 2010 г., персональные данные пользователей нового сайта хранятся в базе данных на сервере, арендуемом хостинг-провайдером SpaceWeb в Санкт-Петербурге.

В новой регистрационной форме появилась ещё одна любопытная графа – "Согласие на получение рассылки новостей сайта на свой e-mail". Те пользователи, которые ставят в ней галочку, начинают получать рассылку новостей сайта (в зависимости от места проживания и преподаваемого предмета \ принадлежности к категории педагогических работников) на свой адрес электронной почты, указанный при регистрации на сайте.

Вплоть до 15 сентября 2015 г. рассылка осуществлялась с личного адреса электронной почты методиста ГИМЦ г. Владимира Пантелеева В.А. средствами почтовой программы Mozilla Thunderbird.

Однако с ростом получателей рассылки делать её становилось всё менее и менее удобно. Мной было решено перейти на использование одного из сетевых сервисов почтовой рассылки (подробнее о причинах перехода указано в прошлой записи в блоге). Был выбран англоязычный сервис Mailchimp. 

Существуют и русскоязычные сервисы подобного рода, например, Smartresponder, UniSender, Печкин-mail и др. Но у них на бесплатных тарифах есть существенные недостатки: SmartResponder не позволяет сегментировать базу подписчиков по группам, а UniSender и Печкин-mail предоставляют слишком малое количество мест для подписчиков и писем для отправки в месяц.

Новый сервис устраивает меня почти во всём. Но у него есть одна особенность, которая может стать серьёзной проблемой с нового 2016 г. Она заключаестя в том, что сервера, на которых этот сервис хранит данные, находятся в Соединённых Штатах Америки. Для ведения самой рассылки это не играет ровно никакой роли. Письма доставляются очень быстро и процент доставляемости намного выше, чем аналогичный показатель в рассылке через почтовую программу. Проблема с нашим текущим законодательством.

ВАЖНО!

Дело в том, что данные подписчиков сайта ГИМЦ г. Владимира с 15 сентября 2015 г. находятся на сервере в Соединённых Штатах Америки, а это – трансграничная передача данных, на которую, в соответствии с законодательством, от каждого пользователя должно быть получено согласие – с начала 2016 г. РосКомНадзор получает право без решения суда штрафовать организации, в которых ведётся неправильная обработка персональных данных.

Уважаемые коллеги!

Если вы

• являетесь зарегистрированным пользователем сайта ГИМЦ г. Владимира
• получаете на свой адрес электронной почты рассылку новостей нашего сайта
• не согласны на хранение ваших персональных данных на сервере в Соединённых Штатах Америки

пожалуйста, отпишитесь от рассылки! Все ваши данные будут автоматически удалены с американского сервера и вы перестанете получать от меня письма. Сделать это можно в любом из писем, которые вы от меня получаете, перейдя по соответствующей ссылке, расположенной в самом низу письма (выделена жёлтым прямоугольником):

Прошу прощения за предоставленные неудобства. Надеюсь, что вы всё же решите продолжить наше сотрудничество и не откажетесь от рассылки.

С уважением,

Пантелеев Владимир, методист ГИМЦ г. Владимира